Бухгалтеры сталкиваются с большими объёмами первичных документов: фактуры, счета, квитанции, акты. Ручной ввод данных в учётные системы отнимает часы работы, приводит к опечаткам, тормозит бизнес-процессы. Автоматическая оцифровка (распознавание) документов становится одним из ключевых инструментов экономии времени и повышения точности.
В этой статье мы рассмотрим, как работает автоматическая оцифровка, какие преимущества она даёт бухгалтеру, и как именно эта функция реализована в онлайн-бухгалтерии Site.pro.

Что такое автоматическая оцифровка счетов

Автоматическая оцифровка — это процесс, при котором загруженный скан или фото счета преобразуется в структурированные данные (контрагент, сумма, дата, позиции товаров/услуг и др.) с минимальным участием пользователя.

Основные элементы процесса:

1. Загрузка документа — файл форматов PDF, JPG, PNG, JPEG и др.
2. Распознавание — алгоритм (на базе ИИ / машинного обучения) извлекает поля, позиции товаров/услуг, суммы, налоги.
3. Проверка и подтверждение — бухгалтер может сверить распознанные данные и исправить, если требуется.
4. Передача в учёт — данные автоматически попадают в бухгалтерскую систему, чтобы не вводить вручную.

Преимущества автоматической оцифровки для бухгалтера

1. Существенная экономия времени

Распознавание загруженного документа занимает до 30 секунд. Вместо монотонной ручной работы — почти мгновенный результат.

2. Обработка нестандартных форм

Система справляется с нестандартными счетами, даже если макет не типовой.

3. Одновременная обработка нескольких документов

Можно загружать пакет документов, и система будет распознавать их параллельно.

4. Самообучение системы

Система улучшает качество распознавания с каждой новой загрузкой — чем больше документов, тем точнее будет работа.

5. Автоматическая передача в учёт
Распознанные документы автоматически загружаются в хранилище и передаются в бухгалтерский модуль.

6. Снижение человеческих ошибок

Меньше ручного ввода — меньше ошибок опечаток, неправильных дат, неверных позиций.

7. Улучшение контроля и аналитики

Сосредоточившись на проверке, а не на вводе, бухгалтер может уделять внимание аналитике, контролю дебиторской задолженности, оптимизации расходов.

Как реализована оцифровка в программе Site.pro

Для пользователей онлайн бухгалтерии Site.pro доступно неограниченное распознавание счетов. Также функцию можно попробовать бесплатно прямо на сайте. Программа распознает документы форматов PDF, PNG, JPG, JPEG.
Сам сервис работает в облаке, то есть не требует установки на устройство, не нагружает компьютер. Все данные будут доступны из любой точки мира, работать со счетами и прочей отчетностью можно находясь в командировке или дома, что удобно для компаний с удалённым и гибридным форматом работы.

( Читать дальше )