Бизнес-процессы современной компании должны работать как хорошие швейцарские часы: точно, слаженно и без заминок. Особенно в условиях, когда клиенты становятся чувствительнее к качеству работы и соблюдению сроков.

1С: Документооборот – это программный продукт, который поможет упорядочить работу в организации любого размера. Несмотря на свое название, это программа предназначена не только для работы с документами.

С помощью 1С: Документооборота можно:
• Делегировать и контролировать исполнение поручений
• Управлять проектами
• Строить сложные бизнес-процессы
• Управлять рабочим временем сотрудников
• Общаться с коллегами

Недавно мы проводили вебинар, об основах работы в программе. Его можно посмотреть на нашем ютуб-канале.



Но тем не мнее одной из ключевых функций системы является эффективная работа с документами: хранение, совместная работа, контроль доступа, согласования и оформление в соответствии с нормативами делопроизводства.

«Раньше согласование и утверждение документов с повторными правками занимало неделю или больше. Сейчас любой документ можно согласовать со всеми ответственными сотрудниками за день-два.

Мы автоматизировали систему постановки и контроля исполнения задач. Теперь поручения не забываются и не теряются, а я как руководитель лучше понимаю, чем занимаются мои сотрудники.»

ООО «ЭЛЬ»

Если хотите подробнее узнать о самой программе или получить демо-версию, посетите страницу продукта на нашем сайте.

Итак, девять самых полезных функций программы 1С: Документооборот.

1. Бесплатное мобильное приложение

Мобильное приложение есть для основных операционных систем iOS и Android.
Оно позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи или посмотреть календарь. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети.
Само мобильное приложение бесплатно, но для подключения к серверу потребуется лицензия на 1С: Документооборот КОРП и 1С: Документооборот ДГУ.


Мобильный клиент «1С: Документооборот»

2. Мониторинг и оптимизация бизнес-процессов

Относительно новая, но очень популярная функция 1С: Документооброта.

В чем ее суть? Например, есть договор, который раз за разом проходит процедуру повторного согласования. Срываются сроки заключения. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа. Или в том, что кто-то из ответственных сотрудников просто забывает про договор на согласовании.

1С: Документооборот поможет это исправить.

В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников. В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.


Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящих обращений

В 1С: Документообороте реализован полный комплекс функций по работе с входящими документами: от регистрации входящих обращений до контроля сроков исполнений.

Это особенно важно для организаций, у которых есть регламентные сроки обработки документов. 1С: Документооборот позволяет выстроить полный бизнес-процесс от принятия документа (письма или обращения) до конкретных действий по нему и ответа. При этом, как и со всеми другими бизнес-процессами, можно отслеживать эффективность работы с документов в целом и по каждому исполнителю конкретно.

1С: Документооборот позволяет удобно хранить все входящие документы от физических и юридических лиц. Их можно объединить в списки по видам, по отправителям. Документы можно передать по встроенной почте, отправить на исполнение, поставить на контроль по исполнению или же распечатать – это займет всего лишь несколько минут.


Список входящих и исходящих документов

4. Настройка прав пользователей

Одна из самых популярных функций документооборота – контроль прав доступа к документам.
Доступ к документам можно назначать на уровне группы документов или конкретного документа. Разным пользователям можно предоставить доступ на редактирование или только на чтение документа.

Система ролей позволяет назначить доступы по ролям. Это значит, например, что в рабочую группу документа не нужно добавлять всех бухгалтеров, а достаточно добавить только роль Бухгалтер. И все пользователи с такой ролью будут иметь к документу доступ.
Любой сотрудник будет владеть только той информацией, к которой у него должен быть доступ.


Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Один из самых удобных инструментов 1С: Документооборота – планирование мероприятий. С помощью планировщика можно проделать весь комплекс действий по проведению эффективного совещания:

• Пригласить участников на совещание, обсудить время и место проведения
• Подготовить программу, прикрепить документы и файлы – с ними может ознакомиться каждый участник
• Провести совещания, зафиксировав решение по каждому пункту программы. В ходе работы автоматически формируется Протокол совещания – его можно отправить участникам по электронной почте
• По каждому пункту протокола поставить задачу исполнителям
• Проконтролировать исполнение задач, поставленных на совещании


Протокол мероприятия со списком поручений в «1С: Документообороте»

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Одна из дилемм управленческой практики: сотруднику поставлено большое количество заданий из разных источников. Проконтролировать и собрать задачи в одно целое практически невозможно. Это касается в первую очередь крупных предприятий. А руководителю нужна прозрачная отчетность о сроках и качестве выполненных работ.

1С: Документооборот решает эту дилемму следующим образом: все задачи документа, поступающие сотруднику, сохраняются в системе. По имеющимся отчетам руководитель оценивает выполненные задачи работникам, количество переносов сроков, успешность исполнения.
В программе также имеются функции составления отчетов по трудовой дисциплине, ведению учета рабочего времени. Это повышает мотивацию сотрудников и улучшает контроль за их работой.

Отчет об исполнительской дисциплине в «1С: Документооборот 8»

7. Обмен данными с 1С:ERP

Использование 1С:ERP повышает эффективность автоматизации учета и управления в крупных компаниях и холдингах.

Целостность данных позволяет создать путь согласования документов различных уровней вне зависимости от сложности документа. Поэтому нет необходимости перехода из одной программы в другую. Например, сотрудник напрямую из 1С: ERP формирует документ, отправляет его на согласование, и в это же время контролирует путь прохождения документов.

Список задач пользователя при синхронизации «1С: Документооборота» и «1С:ERP»

8. Управление проектами

Функционал управления проектами позволяет собрать в одном документе всю информацию по конкретному проекту: задачи, документы, обсуждения и прочее.

Важно, что задача, поставленная в рамках проекта, попадает в общую очередь задач. Т.е. не нужно дублировать задачу в проектной системе и в системе оперативного планирования.
Главное преимущество такого инструмента – весь проект как на ладони. Можно быстро получить доступ к любой информации по проекту, отследить ход выполнения или понять, на каком этапе проект застопорился.

Управление проектами в программе «1С: Документообороте»

9. Сокращение сроков согласования документов

Рассмотрим, как происходит согласование договора. Документ отправляется по назначению в отделы, где сотрудники вносят определенные правки и несколько вариантов документов возвращаются на доработку.

После этого новый вариант передается на согласование повторно. Чтобы согласовать договор ему нужно пройти несколько этапов по отделам, которые вносят свои изменения, дополнения. После этого обновленный договор снова отправляется на согласование, пока не получит единогласное одобрение. Обычно документы отправляются по электронной почте, хранятся на файловом сервере или в облаке.

Такой путь согласования документов занимает много времени. Кроме того, не отслеживаются версии документа, а документ может потеряться его целостность — в итоговом варианте будет отсутствовать часть правок.

В системе 1С: Документооборот исполнитель запускает процесс согласования документа. Документ последовательно согласовывается со всеми ответственными лицами. Если на каком-то этапе документ не проходит согласование – он возвращается исполнителю. После внесения правок он может повторить процедуру согласования.

Весь процесс согласования прозрачен и понятен. Если возникают проблемы – с помощью отчетов руководитель может легко понять на каком этапе возникают проблемы. На основе этой информации можно оптимизировать процедуры согласования, сократив срок согласования в разы.

Запуск процесса согласования

Итог

Мы рассказали о девяти важных функциях 1С: Документооборота. Те, кто пользуются этой системой возвращаться к бумажной волоките не собираются. К хорошему привыкают быстро.
Решили внедрить 1С: Документооборот? Приходите к нам!

Сегодня Альфа-Софт — компания №1 в рейтинге партнеров 1С в Сочи. Мы берем на себя весь комплекс работ по автоматизации: от установки программ и обучения сотрудников до доработки программ под нужны заказчика.

Более подробную информацию смотрите на сайте www.alpha-soft.ru

Или звоните по телефону: 8 (862) 296 00 70