это можно делать только когда решен вопрос о выплате

Заполнить Извещение о ДТП можно на месте! Без вызова ГАИ и страховщиков. Это легко и очень упрощает жизнь, но люди, почему-то, боятся этого. На сайте РСА есть правила и образец заполнения Извещения www.autoins.ru/ru/osago/policy/Izveshenie/
Ваши действия до составления европротокола
1. Убедиться, что в ДТП нет пострадавших и участвовало только 2 машины.
2. Проверьте наличие полиса ОСАГО у вас и второго участника ДТП.
3. Договориться, кто является виновником аварии.
4. Убедиться, что ущерб менее 25 000 руб
5. Сфотографировать место ДТП (общую панораму, поврежденные элементы обоих автомобилей, следы торможения, обломки деталей, крупным планом оба автомобиля с номерными знаками).
6. При наличии свидетелей зафиксировать их ФИО, адрес, телефон. Взять письменные показания об обстоятельствах ДТП.

Но нужно помнить, что оформление ДТП без участия сотрудников ГИБДД возможно только при соблюдении следующих моментов (пункт 2.6.1 ПДД):
— ДТП произошло с участием двух автомобилей (не более!), ответственность водителей которых застрахована ОСАГО;
— вред причинен только имуществу (имеются ввиду только 2 ТС);
— участники происшествия не имеют разногласий по поводу обстоятельств, характера и перечню видимых повреждений (один из участников признает свою вину и соглашается со всеми повреждениями на ТС потерпевшего).
И еще:
— свой экземпляр Извещения о ДТП обязательно отправить в свою страховую компанию по адресу, указанному на полисе ОСАГО (или передать лично) — не позднее 5-ти дней с момента ДТП. Чем раньше — тем лучше!
— не ремонтировать и не утилизировать свой автомобиль до истечения 15 календарных дней, за исключением нерабочих праздничных дней, со дня ДТП. Это делается, что страховая компания при необходимости могла осмотреть повреждения автомобиля.
— предоставить машину на осмотр в свою страховую компании, если она этого потребует, не позднее 5-ти дней со дня получения такого требования.
Если все эти пункты соблюдены, то можно оформить ДТП без вызова ГИБДД, что может неплохо сэкономить Ваше время.
P.S.:
Со 2 августа 2014 года увеличились лимиты выплат при оформлении ДТП по Европротоколу с 25000 руб. до 50000 руб.
НО!!! Данное повышение касается только тех ДТП, оба участника которых приобрели полис ОСАГО уже после 2 августа 2014 года!
Если хотя бы один из участников ДТП имеет полис ОСАГО, заключенный до 02.08.2014 — лимит выплат по Европротоколу остается 25000 руб.